Rückverfolgbarkeit nach der GPSR: Was ein kleines Geschäft aufzeichnen muss

Die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR, Verordnung (EU) 2023/988) gilt seit dem 13. Dezember 2024. Sie hat die alte Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit abgelöst und erfasst fast alle Non-Food-Produkte, die in der EU an Verbraucher verkauft werden, im Laden wie online. Produkte mit eigenen Regeln (Spielzeug, Kosmetik, Elektrogeräte und andere) folgen weiter diesen, und die GPSR deckt ab, was dort offenbleibt.

In den Nachrichten ging es meist um Online-Marktplätze, aber die Regeln betreffen auch das kleine Geschäft. Wer Produkte an Verbraucher verkauft, hat nach der GPSR Pflichten, und wer sie herstellt oder einführt, noch mehr.

Welche Rolle Sie haben

Die Pflichten hängen davon ab, was Sie mit dem jeweiligen Produkt tun:

• Hersteller: Sie stellen das Produkt her oder lassen es herstellen und verkaufen es unter Ihrem Namen oder Ihrer Marke. Eine Werkstatt, die Möbel, Kerzen oder Kosmetik macht, ist Hersteller.
• Einführer: Sie bringen das Produkt von außerhalb in die EU.
• Händler: Sie kaufen das Produkt bei einem anderen Unternehmen und verkaufen es weiter. Die meisten Geschäfte sind Händler.

Ein Unternehmen kann alles drei sein. Ein Laden, der Markenware verkauft und zusätzlich Geschenkboxen unter eigenem Namen zusammenstellt, ist für Erstere Händler und für Letztere Hersteller.

Was Sie beantworten können müssen

Wer Sie beliefert hat und welches Unternehmen Sie beliefert haben

Jedes Unternehmen in der Kette muss den Behörden auf Anfrage sagen können, welches Unternehmen ihm ein Produkt geliefert hat und an welches Unternehmen es das Produkt geliefert hat. Diese Angaben müssen sechs Jahre lang verfügbar sein (Artikel 18).

Für ein Geschäft, das nur an Verbraucher verkauft, zählt vor allem die erste Hälfte: zu jedem Produkt wissen, von welchem Lieferanten es kam. In der Praxis heißt das, Ihre Einkäufe aufzubewahren, mit dem Lieferanten und dem Inhalt jeder Lieferung.

Wie das Produkt gekennzeichnet ist

Der Hersteller muss auf dem Produkt eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes Merkmal zur Identifizierung anbringen, oder auf der Verpackung, wenn es nicht passt (Artikel 9). Der Händler muss vor dem Verkauf prüfen, dass sie vorhanden ist, zusammen mit Name und Kontaktdaten des Herstellers (Artikel 11). Online muss das Angebot dieselben Angaben und die Warnhinweise zeigen (Artikel 19).

Trägt ein Produkt eine Chargen- oder Seriennummer, lohnt es sich, sie beim Wareneingang zu erfassen. Genau danach fragt ein Rückruf.

Wer es gekauft hat, wenn es darauf ankommt

Die GPSR verlangt von einem Geschäft nicht, festzuhalten, welcher Verbraucher was gekauft hat. Wird ein Produkt aber zurückgerufen, müssen Unternehmen die betroffenen Verbraucher wo immer möglich direkt benachrichtigen, mit den Kundendaten, die sie bereits haben (Artikel 35 und 36). Wer weiß, welcher Kunde welche Charge oder Seriennummer gekauft hat, ruft fünf Menschen an, statt auf einen Aushang zu hoffen.

Ein Rückruf, Schritt für Schritt

Ein Lieferant schreibt Ihnen, dass die Charge L-2611 einer Seife, die Sie verkaufen, möglicherweise unsicher ist. Sie müssen schnell drei Fragen beantworten:

1. Ist diese Charge überhaupt bei uns angekommen?
2. Wie viel davon ist noch da, und wo?
3. Wer hat Stücke aus dieser Charge gekauft?

Ohne Aufzeichnungen stehen die Antworten in Lieferscheinen und Kassenbons, die Sie einzeln durchgehen. Mit ihnen öffnen Sie die Charge und sehen es: woher sie kam, jede Bewegung und jeden Verkauf.

Verkaufen Sie das Betroffene nicht weiter, solange Sie das klären. Halten Sie ein Produkt, das Sie verkaufen, für gefährlich, müssen Sie außerdem den Hersteller oder Einführer und die Behörden informieren, was über das Safety Business Gateway der EU möglich ist.

Die Aufzeichnungen ohne Mehrarbeit führen

Sie brauchen kein eigenes Register. Die Daten entstehen aus dem, was Sie ohnehin jeden Tag tun, sofern Ihr Lagerprogramm sie festhält:

• Erfassen Sie jeden Einkauf mit seinem Lieferanten. Beim Wareneingang in Binhop bleiben Lieferant, Datum und Inhalt gespeichert, in einem Verlauf, der nie gelöscht wird.
• Führen Sie Chargen oder Seriennummern nur dort, wo es sie gibt. Schalten Sie die Verfolgung Artikel für Artikel ein: Chargen mit Ablaufdatum für Kosmetik, Nahrungsergänzung oder Batterien; Seriennummern oder IMEIs für Handys, Werkzeug und Geräte. Alles andere funktioniert wie bisher.
• Buchen Sie Wareneingänge per Scan. Geben Sie Chargennummer und Datum einmal ein, oder scannen Sie Seriennummern nacheinander, während Sie die Kartons öffnen.
• Verkaufen Sie mit Kundennamen, wenn Sie ihn haben. Nur so können Sie den Kunden anrufen.
• Wenn Sie herstellen, halten Sie fest, was hineinkommt. Wird ein Produkt aus Materialien mit Chargen gefertigt, speichert Binhop, welche Materialchargen in welche Charge eingeflossen sind.

Ein Rückruf ist dann eine einzige Suche: Charge oder Seriennummer öffnen und sehen, woher sie kam und wohin sie ging. So funktioniert die Chargen- und Seriennummernverfolgung.

Checkliste

• Klären Sie, ob Sie für jede Produktlinie Hersteller, Einführer oder Händler sind.
• Bewahren Sie jeden Einkauf mit seinem Lieferanten mindestens sechs Jahre auf.
• Prüfen Sie vor dem Verkauf, dass Produkte eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer und die Kontaktdaten des Herstellers tragen.
• Zeigen Sie online in jedem Angebot die Herstellerangaben, die Kennzeichnung des Produkts und seine Warnhinweise.
• Stellen Sie sicher, dass für jedes Produkt, das Sie verkaufen, ein in der EU niedergelassenes Unternehmen verantwortlich ist (Artikel 16).
• Erfassen Sie Chargen oder Seriennummern bei den Produkten, die welche tragen.
• Wissen Sie, wie Sie herausfinden würden, wer eine zurückgerufene Charge gekauft hat.

Den vollständigen Text finden Sie auf EUR-Lex: Verordnung (EU) 2023/988.