Tracciabilità dei prodotti con il GPSR: cosa deve registrare un piccolo negozio
Da dicembre 2024 il regolamento europeo sulla sicurezza generale dei prodotti chiede a ogni impresa che vende ai consumatori di sapere da dove arriva ogni prodotto. Cosa significa per un piccolo negozio e come tenere le registrazioni senza lavoro in più.
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Il regolamento relativo alla sicurezza generale dei prodotti (GPSR, regolamento (UE) 2023/988) si applica dal 13 dicembre 2024. Ha sostituito la vecchia direttiva sulla sicurezza generale dei prodotti e copre quasi tutti i prodotti non alimentari venduti ai consumatori nell'UE, in negozio oppure online. I prodotti con regole proprie (giocattoli, cosmetici, apparecchi elettrici e altri) continuano a seguirle, e il GPSR copre ciò che queste lasciano fuori.
Le notizie hanno parlato soprattutto dei marketplace, ma le regole arrivano anche al piccolo negozio. Se vendi prodotti ai consumatori, il GPSR ti dà degli obblighi, e se li produci o li importi, ancora di più.
Che ruolo hai
Gli obblighi dipendono da cosa fai con ciascun prodotto:
- Fabbricante: realizzi il prodotto, oppure lo fai realizzare e lo vendi con il tuo nome o il tuo marchio. Un laboratorio che fa mobili, candele o cosmetici è un fabbricante.
- Importatore: porti il prodotto nell'UE da fuori.
- Distributore: compri il prodotto da un'altra impresa e lo rivendi. La maggior parte dei negozi sono distributori.
La stessa impresa può essere tutte e tre le cose. Un negozio che vende prodotti di marca e prepara anche confezioni regalo con il proprio nome è distributore per i primi e fabbricante per le seconde.
Cosa devi saper rispondere
Chi ti ha fornito e a quale impresa hai fornito
Ogni impresa della catena deve poter dire alle autorità, quando lo chiedono, quale impresa le ha fornito un prodotto e a quale impresa lei lo ha fornito. Queste informazioni devono restare disponibili per sei anni (articolo 18).
Per un negozio che vende solo ai consumatori conta la prima metà: per ogni prodotto, sapere da quale fornitore è arrivato. In pratica significa conservare i tuoi acquisti, con il fornitore e il contenuto di ogni consegna.
Come si identifica il prodotto
Il fabbricante deve apporre sul prodotto un numero di tipo, di lotto o di serie, o un altro elemento che lo identifichi, oppure sull'imballaggio quando non c'è spazio (articolo 9). Il distributore deve verificare che ci sia, insieme al nome e ai recapiti del fabbricante, prima di vendere (articolo 11). Online, l'annuncio deve mostrare le stesse informazioni e le avvertenze (articolo 19).
Quando un prodotto ha un numero di lotto o di serie, conviene registrarlo al ricevimento. È quello che chiederà un richiamo.
Chi l'ha comprato, quando conta
Il GPSR non obbliga un negozio a registrare quale consumatore ha comprato cosa. Ma quando un prodotto viene richiamato, le imprese devono avvisare direttamente i consumatori interessati ogni volta che possono, con i dati dei clienti che hanno già (articoli 35 e 36). Sapere quale cliente ha comprato quale lotto o numero di serie ti permette di chiamare cinque persone invece di sperare che vedano un avviso.
Un richiamo, passo per passo
Un fornitore ti scrive che il lotto L-2611 di un sapone che vendi potrebbe non essere sicuro. Devi rispondere in fretta a tre domande:
- Quel lotto è arrivato da noi?
- Quanto ne resta, e dove?
- Chi ha comprato unità di quel lotto?
Senza registrazioni, le risposte sono nei documenti di trasporto e negli scontrini, da controllare uno per uno. Con le registrazioni apri il lotto e lo vedi: da dove arriva, ogni movimento e ogni vendita.
Nel frattempo smetti di vendere ciò che è coinvolto. Se pensi che un prodotto che vendi sia pericoloso, devi anche avvisare il fabbricante o l'importatore e le autorità, cosa che puoi fare tramite il Safety Business Gateway dell'UE.
Tenere queste registrazioni senza lavoro in più
Non serve un registro a parte. I dati nascono da ciò che fai già ogni giorno, purché il tuo strumento di magazzino li conservi:
- Registra ogni acquisto con il suo fornitore. Ricevendo un acquisto in Binhop restano salvati il fornitore, la data e cosa è arrivato, in una cronologia che non viene mai cancellata.
- Traccia lotti o numeri di serie solo dove esistono. Attiva la tracciabilità articolo per articolo: lotti con scadenza per cosmetici, integratori o batterie; numeri di serie o IMEI per telefoni, attrezzi ed elettrodomestici. Tutto il resto funziona come prima.
- Ricevi scansionando. Scrivi una volta numero e data del lotto, oppure scansiona i numeri di serie uno dopo l'altro mentre apri gli scatoloni.
- Vendi con il nome del cliente quando ce l'hai. È ciò che ti permette di chiamarlo.
- Se produci, registra cosa entra in ogni prodotto. Quando un prodotto è fatto con materiali che hanno un lotto, Binhop conserva quali lotti di materiale sono entrati in quale produzione.
Così un richiamo diventa una sola ricerca: apri il lotto o il numero di serie e vedi da dove è arrivato e dove è andato. Scopri come funziona la tracciabilità di lotti e numeri di serie.
Lista di controllo
- Chiarisci se sei fabbricante, importatore o distributore per ogni linea di prodotti.
- Conserva ogni acquisto con il suo fornitore per almeno sei anni.
- Prima di vendere, controlla che i prodotti riportino un numero di tipo, lotto o serie e i recapiti del fabbricante.
- Online, mostra in ogni annuncio i dati del fabbricante, come si identifica il prodotto e le sue avvertenze.
- Assicurati che ogni prodotto che vendi abbia un'impresa stabilita nell'UE che ne risponde (articolo 16).
- Registra lotti o numeri di serie dei prodotti che li hanno.
- Sappi come troveresti chi ha comprato un lotto richiamato.
Il testo completo è su EUR-Lex: regolamento (UE) 2023/988.
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