Traceerbaarheid onder de GPSR: wat een kleine winkel moet vastleggen
Sinds december 2024 vraagt de Europese verordening inzake algemene productveiligheid elk bedrijf dat aan consumenten verkoopt te weten waar elk product vandaan komt. Wat dat betekent voor een kleine winkel, en hoe je het bijhoudt zonder extra werk.
· 4 min lezen
De verordening inzake algemene productveiligheid (GPSR, Verordening (EU) 2023/988) geldt sinds 13 december 2024. Ze verving de oude richtlijn inzake algemene productveiligheid en geldt voor bijna alle non-foodproducten die in de EU aan consumenten worden verkocht, in de winkel of online. Producten met eigen regels (speelgoed, cosmetica, elektrische apparaten en andere) volgen die nog steeds, en de GPSR dekt wat daar buiten valt.
Het nieuws ging vooral over online marktplaatsen, maar de regels raken ook de kleine winkel. Verkoop je producten aan consumenten, dan heb je onder de GPSR plichten, en maak of importeer je ze, dan nog meer.
Welke rol je hebt
De plichten hangen af van wat je met elk product doet:
- Fabrikant: je maakt het product, of laat het maken en verkoopt het onder je eigen naam of merk. Een werkplaats die meubels, kaarsen of cosmetica maakt, is fabrikant.
- Importeur: je brengt het product van buiten de EU binnen.
- Distributeur: je koopt het product van een ander bedrijf en verkoopt het door. De meeste winkels zijn distributeur.
Eén bedrijf kan alle drie zijn. Een winkel die merkartikelen verkoopt en ook cadeaupakketten onder eigen naam samenstelt, is distributeur van de eerste en fabrikant van de tweede.
Wat je moet kunnen beantwoorden
Wie jou heeft geleverd, en aan welk bedrijf jij hebt geleverd
Elk bedrijf in de keten moet de autoriteiten op verzoek kunnen vertellen welk bedrijf het een product heeft geleverd en aan welk bedrijf het dat product heeft geleverd. Die gegevens moeten zes jaar beschikbaar zijn (artikel 18).
Voor een winkel die alleen aan consumenten verkoopt, telt vooral de eerste helft: van elk product weten van welke leverancier het kwam. In de praktijk betekent dat je inkopen bewaren, met de leverancier en wat elke levering bevatte.
Hoe het product herkenbaar is
De fabrikant moet op het product een type-, partij- of serienummer zetten, of iets anders waarmee het herkend kan worden, of op de verpakking als het niet past (artikel 9). De distributeur moet voor de verkoop controleren dat het er staat, samen met de naam en contactgegevens van de fabrikant (artikel 11). Online moet de advertentie dezelfde gegevens tonen, met eventuele waarschuwingen (artikel 19).
Heeft een product een partij- of serienummer, leg het dan vast bij ontvangst. Daar vraagt een terugroepactie naar.
Wie het kocht, als dat telt
De GPSR verplicht een winkel niet om vast te leggen welke consument wat kocht. Maar bij een terugroepactie moeten bedrijven de betrokken consumenten waar mogelijk rechtstreeks benaderen, met de klantgegevens die ze al hebben (artikelen 35 en 36). Weet je welke klant welke partij of welk serienummer kocht, dan bel je vijf mensen in plaats van te hopen dat ze een briefje zien.
Een terugroepactie, stap voor stap
Een leverancier mailt dat partij L-2611 van een zeep die je verkoopt mogelijk onveilig is. Je moet snel drie vragen beantwoorden:
- Is die partij bij ons binnengekomen?
- Hoeveel is er nog, en waar?
- Wie heeft stuks uit die partij gekocht?
Zonder gegevens staan de antwoorden op pakbonnen en kassabonnen, die je een voor een nakijkt. Met gegevens open je de partij en zie je het: waar ze vandaan kwam, elke beweging en elke verkoop.
Verkoop intussen niets meer van wat erbij hoort. Denk je dat een product dat je verkoopt gevaarlijk is, dan moet je ook de fabrikant of importeur en de autoriteiten inlichten, wat kan via de Safety Business Gateway van de EU.
Bijhouden zonder extra werk
Je hebt geen apart register nodig. De gegevens ontstaan uit wat je al elke dag doet, zolang je voorraadprogramma ze bewaart:
- Leg elke inkoop vast met de leverancier. Bij het ontvangen van een inkoop in Binhop blijven leverancier, datum en inhoud bewaard, in een geschiedenis die nooit wordt gewist.
- Houd partijen of serienummers alleen bij waar ze bestaan. Zet registratie per artikel aan: partijen met houdbaarheidsdatum voor cosmetica, supplementen of batterijen; serienummers of IMEI's voor telefoons, gereedschap en apparaten. De rest werkt zoals altijd.
- Ontvang door te scannen. Typ partijnummer en datum één keer, of scan serienummers na elkaar terwijl je de dozen opent.
- Verkoop met de naam van de klant als je die hebt. Zo kun je hem bellen.
- Maak je zelf iets, leg dan vast wat erin gaat. Wordt een product gemaakt van materialen met een partij, dan bewaart Binhop welke materiaalpartijen in welke productie zijn gegaan.
Een terugroepactie is dan één zoekopdracht: open de partij of het serienummer en zie waar het vandaan kwam en waar het naartoe ging. Bekijk hoe partij- en serienummerregistratie werkt.
Checklist
- Weet of je per productlijn fabrikant, importeur of distributeur bent.
- Bewaar elke inkoop met de leverancier minstens zes jaar.
- Controleer voor de verkoop dat producten een type-, partij- of serienummer en de contactgegevens van de fabrikant tonen.
- Toon online in elke advertentie de gegevens van de fabrikant, hoe het product herkenbaar is en de waarschuwingen.
- Zorg dat er voor elk product dat je verkoopt een in de EU gevestigd bedrijf verantwoordelijk is (artikel 16).
- Leg partijen of serienummers vast van de producten die ze hebben.
- Weet hoe je zou vinden wie een teruggeroepen partij kocht.
De volledige tekst staat op EUR-Lex: Verordening (EU) 2023/988.
Een eenvoudige samenvatting om te beginnen, geen juridisch advies. Controleer de regels voor je producten en je land.
