Identyfikowalność produktów według GPSR: co mały sklep musi zapisywać

Rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR, rozporządzenie (UE) 2023/988) stosuje się od 13 grudnia 2024 r. Zastąpiło dawną dyrektywę w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów i obejmuje prawie wszystkie produkty nieżywnościowe sprzedawane konsumentom w UE, w sklepie i w internecie. Produkty z własnymi przepisami (zabawki, kosmetyki, sprzęt elektryczny i inne) nadal im podlegają, a GPSR obejmuje to, czego te przepisy nie regulują.

Najwięcej mówiło się o platformach handlowych, ale przepisy dotyczą też małego sklepu. Jeśli sprzedajesz produkty konsumentom, GPSR nakłada na ciebie obowiązki, a jeśli je produkujesz lub importujesz, jeszcze więcej.

Jaką masz rolę

Obowiązki zależą od tego, co robisz z danym produktem:

• Producent: wytwarzasz produkt albo zlecasz jego wytworzenie i sprzedajesz go pod swoją nazwą lub marką. Pracownia robiąca meble, świece czy kosmetyki jest producentem.
• Importer: wprowadzasz produkt do UE spoza niej.
• Dystrybutor: kupujesz produkt od innej firmy i odsprzedajesz go. Większość sklepów to dystrybutorzy.

Jedna firma może być wszystkim naraz. Sklep, który sprzedaje produkty markowe i dodatkowo składa zestawy prezentowe pod własną nazwą, jest dystrybutorem tych pierwszych i producentem drugich.

Na co musisz umieć odpowiedzieć

Kto cię zaopatrzył i którą firmę ty zaopatrzyłeś

Każda firma w łańcuchu musi umieć powiedzieć organom, na ich żądanie, która firma dostarczyła jej produkt i której firmie ona go dostarczyła. Te informacje muszą być dostępne przez sześć lat (art. 18).

Dla sklepu, który sprzedaje tylko konsumentom, liczy się pierwsza połowa: przy każdym produkcie wiedzieć, od którego dostawcy pochodzi. W praktyce oznacza to przechowywanie zakupów, z dostawcą i zawartością każdej dostawy.

Jak produkt jest oznaczony

Producent musi umieścić na produkcie numer typu, partii lub numer seryjny albo inny element pozwalający go zidentyfikować, a gdy się nie mieści, na opakowaniu (art. 9). Dystrybutor przed sprzedażą sprawdza, że oznaczenie jest, razem z nazwą i danymi kontaktowymi producenta (art. 11). W sprzedaży internetowej oferta musi pokazywać te same informacje oraz ostrzeżenia (art. 19).

Jeśli produkt ma numer partii lub numer seryjny, warto go zapisać przy przyjęciu towaru. O to zapyta wycofanie produktu.

Kto go kupił, gdy to ważne

GPSR nie wymaga od sklepu zapisywania, który konsument co kupił. Ale gdy produkt jest wycofywany, firmy muszą w miarę możliwości bezpośrednio powiadomić konsumentów, których to dotyczy, korzystając z danych klientów, które już mają (art. 35 i 36). Wiedząc, który klient kupił którą partię lub który numer seryjny, dzwonisz do pięciu osób zamiast liczyć, że zobaczą ogłoszenie.

Wycofanie produktu krok po kroku

Dostawca pisze, że partia L-2611 mydła, które sprzedajesz, może być niebezpieczna. Musisz szybko odpowiedzieć na trzy pytania:

1. Czy ta partia w ogóle do nas trafiła?
2. Ile jej zostało i gdzie jest?
3. Kto kupił sztuki z tej partii?

Bez zapisów odpowiedzi leżą w dokumentach dostaw i paragonach, przeglądanych jeden po drugim. Z zapisami otwierasz partię i widzisz: skąd przyszła, każdy ruch i każdą sprzedaż.

W tym czasie przestań sprzedawać to, czego sprawa dotyczy. Jeśli uważasz, że sprzedawany przez ciebie produkt jest niebezpieczny, musisz też powiadomić producenta lub importera oraz organy, co możesz zrobić przez unijny Safety Business Gateway.

Prowadzenie zapisów bez dodatkowej pracy

Nie potrzebujesz osobnego rejestru. Dane powstają z tego, co i tak robisz codziennie, o ile twój program magazynowy je zachowuje:

• Zapisuj każdy zakup z dostawcą. Przyjęcie zakupu w Binhop zachowuje dostawcę, datę i to, co przyszło, w historii, której nic nie usuwa.
• Śledź partie lub numery seryjne tylko tam, gdzie istnieją. Włącz śledzenie produkt po produkcie: partie z datą ważności dla kosmetyków, suplementów czy baterii; numery seryjne lub IMEI dla telefonów, narzędzi i sprzętu AGD. Cała reszta działa jak dotąd.
• Przyjmuj towar skanerem. Wpisz raz numer i datę partii albo skanuj numery seryjne jeden po drugim, otwierając kartony.
• Sprzedawaj z nazwiskiem klienta, gdy je masz. Dzięki temu możesz do niego zadzwonić.
• Jeśli produkujesz, zapisuj, co wchodzi w skład. Gdy produkt powstaje z materiałów mających partie, Binhop zapisuje, które partie materiałów weszły do której produkcji.

Wycofanie to wtedy jedno wyszukiwanie: otwierasz partię lub numer seryjny i widzisz, skąd przyszły i dokąd poszły. Zobacz, jak działa śledzenie partii i numerów seryjnych.

Lista kontrolna

• Ustal, czy przy każdej linii produktów jesteś producentem, importerem czy dystrybutorem.
• Przechowuj każdy zakup z dostawcą przez co najmniej sześć lat.
• Przed sprzedażą sprawdź, czy produkty mają numer typu, partii lub numer seryjny oraz dane kontaktowe producenta.
• W internecie pokazuj w każdej ofercie dane producenta, oznaczenie produktu i ostrzeżenia.
• Upewnij się, że za każdy sprzedawany produkt odpowiada firma mająca siedzibę w UE (art. 16).
• Zapisuj partie lub numery seryjne produktów, które je mają.
• Wiedz, jak znalazłbyś osoby, które kupiły wycofaną partię.

Pełny tekst jest w EUR-Lex: rozporządzenie (UE) 2023/988.