Trasabilitatea produselor conform GPSR: ce trebuie să înregistreze un magazin mic

Regulamentul privind siguranța generală a produselor (GPSR, Regulamentul (UE) 2023/988) se aplică din 13 decembrie 2024. A înlocuit vechea directivă privind siguranța generală a produselor și acoperă aproape toate produsele nealimentare vândute consumatorilor în UE, în magazin sau online. Produsele cu reguli proprii (jucării, cosmetice, echipamente electrice și altele) le respectă în continuare, iar GPSR acoperă ce lasă acestea deoparte.

Știrile au vorbit mai ales despre marketplace-uri, dar regulile ajung și la magazinul mic. Dacă vinzi produse consumatorilor, GPSR îți dă obligații, iar dacă le produci sau le imporți, și mai multe.

Ce rol ai

Obligațiile depind de ce faci cu fiecare produs:

• Producător: faci produsul sau îl comanzi și îl vinzi sub numele ori marca ta. Un atelier care face mobilă, lumânări sau cosmetice este producător.
• Importator: aduci produsul în UE din afara ei.
• Distribuitor: cumperi produsul de la altă firmă și îl revinzi. Majoritatea magazinelor sunt distribuitori.

Aceeași firmă poate fi toate trei. Un magazin care vinde produse de marcă și face și cutii cadou sub numele său este distribuitor pentru primele și producător pentru celelalte.

La ce trebuie să poți răspunde

Cine te-a aprovizionat și ce firmă ai aprovizionat tu

Fiecare firmă din lanț trebuie să poată spune autorităților, la cerere, ce firmă i-a furnizat un produs și cărei firme i l-a furnizat ea. Aceste informații trebuie să fie disponibile timp de șase ani (articolul 18).

Pentru un magazin care vinde doar consumatorilor, contează prima jumătate: pentru fiecare produs, să știi de la ce furnizor a venit. În practică, asta înseamnă să-ți păstrezi achizițiile, cu furnizorul și ce conținea fiecare livrare.

Cum se identifică produsul

Producătorul trebuie să pună pe produs un număr de tip, de lot sau de serie ori alt element care îl identifică, sau pe ambalaj când nu încape (articolul 9). Distribuitorul verifică, înainte de vânzare, că acesta există, împreună cu numele și datele de contact ale producătorului (articolul 11). Online, anunțul trebuie să arate aceleași informații și avertismentele (articolul 19).

Când un produs are număr de lot sau de serie, merită să-l înregistrezi la recepție. Exact asta va întreba o rechemare.

Cine l-a cumpărat, când contează

GPSR nu obligă un magazin să noteze ce consumator a cumpărat ce. Dar când un produs este rechemat, firmele trebuie să anunțe direct consumatorii afectați ori de câte ori pot, folosind datele clienților pe care le au deja (articolele 35 și 36). Dacă știi ce client a cumpărat fiecare lot sau număr de serie, suni cinci oameni în loc să speri că văd un afiș.

O rechemare, pas cu pas

Un furnizor îți scrie că lotul L-2611 al unui săpun pe care îl vinzi ar putea fi nesigur. Trebuie să răspunzi repede la trei întrebări:

1. A ajuns lotul acela la noi?
2. Cât a mai rămas și unde este?
3. Cine a cumpărat bucăți din acel lot?

Fără evidență, răspunsurile stau în avize de însoțire și bonuri, verificate unul câte unul. Cu evidență, deschizi lotul și vezi: de unde a venit, fiecare mișcare și fiecare vânzare.

Între timp, nu mai vinde ce este afectat. Dacă crezi că un produs pe care îl vinzi este periculos, trebuie să anunți și producătorul sau importatorul și autoritățile, lucru pe care îl poți face prin Safety Business Gateway al UE.

Evidența fără muncă în plus

Nu ai nevoie de un registru separat. Datele vin din ce faci deja în fiecare zi, cu condiția ca programul tău de stoc să le păstreze:

• Înregistrează fiecare achiziție cu furnizorul ei. La recepția unei achiziții în Binhop rămân salvate furnizorul, data și ce a sosit, într-un istoric care nu se șterge niciodată.
• Urmărește loturi sau numere de serie doar unde există. Pornește urmărirea articol cu articol: loturi cu dată de expirare pentru cosmetice, suplimente sau baterii; numere de serie sau IMEI pentru telefoane, scule și electrocasnice. Restul merge ca înainte.
• Recepționează scanând. Scrie o dată numărul și data lotului sau scanează numerele de serie unul după altul când deschizi cutiile.
• Vinde cu numele clientului când îl ai. Așa îl poți suna.
• Dacă produci, notează ce intră în fiecare produs. Când un produs e făcut din materiale cu lot, Binhop păstrează ce loturi de material au intrat în fiecare șarjă.

Atunci o rechemare înseamnă o singură căutare: deschizi lotul sau numărul de serie și vezi de unde a venit și unde a ajuns. Vezi cum funcționează urmărirea loturilor și a numerelor de serie.

Listă de verificare

• Stabilește dacă ești producător, importator sau distribuitor pentru fiecare linie de produse.
• Păstrează fiecare achiziție cu furnizorul ei cel puțin șase ani.
• Înainte de vânzare, verifică dacă produsele au un număr de tip, lot sau serie și datele de contact ale producătorului.
• Online, arată în fiecare anunț datele producătorului, cum se identifică produsul și avertismentele lui.
• Asigură-te că pentru fiecare produs pe care îl vinzi răspunde o firmă stabilită în UE (articolul 16).
• Înregistrează loturile sau numerele de serie ale produselor care le au.
• Știi cum ai afla cine a cumpărat un lot rechemat.

Textul complet este pe EUR-Lex: Regulamentul (UE) 2023/988.