Trazabilidad de productos con el RGSP: qué tiene que registrar una pequeña tienda
Desde diciembre de 2024, el Reglamento europeo de seguridad general de los productos pide a todo negocio que vende a consumidores saber de dónde viene cada producto. Qué significa para una pequeña tienda y cómo llevar los registros sin trabajo extra.
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El Reglamento relativo a la seguridad general de los productos (RGSP, Reglamento (UE) 2023/988) se aplica desde el 13 de diciembre de 2024. Sustituyó a la antigua Directiva de seguridad general de los productos y cubre casi todos los productos no alimentarios que se venden a consumidores en la UE, en tienda o por internet. Los productos con normas propias (juguetes, cosméticos, aparatos eléctricos y otros) siguen cumpliéndolas, y el RGSP cubre lo que esas normas no tratan.
La mayoría de las noticias hablaban de los marketplaces, pero las normas también llegan a la pequeña tienda. Si vendes productos a consumidores, el RGSP te pone obligaciones, y si los fabricas o los importas, más todavía.
Qué papel tienes
Las obligaciones dependen de lo que haces con cada producto:
- Fabricante: haces el producto, o lo mandas hacer y lo vendes con tu nombre o tu marca. Un taller que hace muebles, velas o cosméticos es fabricante.
- Importador: traes el producto a la UE desde fuera.
- Distribuidor: compras el producto a otra empresa y lo revendes. La mayoría de las tiendas son distribuidores.
Un mismo negocio puede ser las tres cosas. Una tienda que vende productos de marca y además monta cestas de regalo con su propio nombre es distribuidora de los primeros y fabricante de las segundas.
Lo que tienes que poder responder
Quién te lo suministró y a qué empresa se lo suministraste
Cada empresa de la cadena debe poder decir a las autoridades, cuando se lo pidan, qué empresa le suministró un producto y a qué empresa se lo suministró ella. Esa información tiene que estar disponible durante seis años (artículo 18).
Para una tienda que solo vende a consumidores, la primera mitad es la que cuenta: de cada producto, saber de qué proveedor vino. En la práctica, eso es guardar tus compras, con el proveedor y lo que traía cada entrega.
Cómo se identifica el producto
El fabricante debe poner en el producto un número de tipo, de lote o de serie, u otro elemento que lo identifique, o en el embalaje si no cabe (artículo 9). El distribuidor debe comprobar que está, junto con el nombre y los datos de contacto del fabricante, antes de venderlo (artículo 11). En la venta por internet, el anuncio debe mostrar esa misma información y las advertencias (artículo 19).
Cuando un producto lleva número de lote o de serie, conviene registrarlo al recibirlo. Es lo que preguntará una retirada.
Quién lo compró, cuando importa
El RGSP no obliga a una tienda a registrar qué consumidor compró qué. Pero cuando se retira un producto, las empresas deben avisar directamente a los consumidores afectados siempre que puedan, con los datos de clientes que ya tienen (artículos 35 y 36). Saber qué cliente compró cada lote o número de serie te permite llamar a cinco personas en lugar de esperar que vean un cartel.
Una retirada, paso a paso
Imagina que un proveedor te escribe para decirte que el lote L-2611 de un jabón que vendes puede no ser seguro. Tienes que responder rápido a tres preguntas:
- ¿Nos llegó ese lote?
- ¿Cuánto queda y dónde está?
- ¿Quién compró unidades de ese lote?
Sin registros, las respuestas están en albaranes y tickets, revisados uno a uno. Con ellos, abres el lote y lo ves: de dónde vino, cada movimiento y cada venta.
Mientras lo averiguas, deja de vender lo afectado. Si crees que un producto que vendes es peligroso, además debes avisar al fabricante o al importador y a las autoridades, algo que puedes hacer a través del Safety Business Gateway de la UE.
Llevar estos registros sin trabajo extra
No necesitas un registro aparte. Los datos salen de lo que ya haces cada día, siempre que tu herramienta de stock los guarde:
- Registra cada compra con su proveedor. Al recibir una compra en Binhop se guardan el proveedor, la fecha y lo que llegó, en un historial que nunca se borra.
- Controla lotes o números de serie solo donde existen. Activa el control artículo por artículo: lotes con caducidad para cosméticos, suplementos o pilas; números de serie o IMEI para móviles, herramientas y electrodomésticos. Todo lo demás sigue igual.
- Recibe escaneando. Escribe una vez el número y la fecha del lote, o escanea los números de serie uno tras otro al abrir las cajas.
- Vende con el nombre del cliente cuando lo tengas. Es lo que te permite llamarle.
- Si fabricas, registra qué lleva cada cosa. Cuando un producto se hace con materiales que tienen lote, Binhop guarda qué lotes de material entraron en cada tanda.
Así, una retirada es una sola búsqueda: abres el lote o el número de serie y ves de dónde vino y adónde fue. Mira cómo funciona el control de lotes y números de serie.
Lista de comprobación
- Ten claro si eres fabricante, importador o distribuidor de cada línea de productos.
- Guarda cada compra con su proveedor durante al menos seis años.
- Antes de vender, comprueba que los productos muestran un número de tipo, lote o serie y los datos de contacto del fabricante.
- En internet, muestra en cada anuncio los datos del fabricante, cómo se identifica el producto y sus advertencias.
- Asegúrate de que cada producto que vendes tiene una empresa establecida en la UE responsable de él (artículo 16).
- Registra lotes o números de serie de los productos que los llevan.
- Ten claro cómo encontrarías quién compró un lote retirado.
El texto completo está en EUR-Lex: Reglamento (UE) 2023/988.
Un resumen sencillo para empezar, no asesoramiento legal. Comprueba las normas que se aplican a tus productos y a tu país.
