Traçabilité des produits avec le RGSP : ce qu'une petite boutique doit enregistrer

Le règlement relatif à la sécurité générale des produits (RGSP, ou GPSR en anglais, règlement (UE) 2023/988) s'applique depuis le 13 décembre 2024. Il a remplacé l'ancienne directive sur la sécurité générale des produits et couvre presque tous les produits non alimentaires vendus aux consommateurs dans l'UE, en magasin ou en ligne. Les produits qui ont leurs propres règles (jouets, cosmétiques, appareils électriques et d'autres) continuent de les suivre, et le RGSP couvre ce qu'elles laissent de côté.

On a surtout parlé des places de marché, mais les règles touchent aussi la petite boutique. Si vous vendez des produits aux consommateurs, le RGSP vous impose des obligations, et si vous les fabriquez ou les importez, davantage encore.

Quel est votre rôle

Les obligations dépendent de ce que vous faites de chaque produit :

• Fabricant : vous fabriquez le produit, ou le faites fabriquer et le vendez sous votre nom ou votre marque. Un atelier qui fait des meubles, des bougies ou des cosmétiques est fabricant.
• Importateur : vous faites entrer le produit dans l'UE depuis l'extérieur.
• Distributeur : vous achetez le produit à une autre entreprise et le revendez. La plupart des boutiques sont distributeurs.

Une même entreprise peut être les trois. Une boutique qui vend des produits de marque et compose aussi des coffrets cadeaux sous son propre nom est distributeur pour les premiers et fabricant pour les seconds.

Ce que vous devez pouvoir dire

Qui vous a fourni, et à quelle entreprise vous avez fourni

Chaque entreprise de la chaîne doit pouvoir indiquer aux autorités, sur demande, quelle entreprise lui a fourni un produit et à quelle entreprise elle l'a fourni. Ces informations doivent rester disponibles pendant six ans (article 18).

Pour une boutique qui ne vend qu'aux consommateurs, c'est la première moitié qui compte : pour chaque produit, savoir de quel fournisseur il vient. En pratique, il s'agit de garder vos achats, avec le fournisseur et le contenu de chaque livraison.

Comment le produit est identifié

Le fabricant doit apposer sur le produit un numéro de type, de lot ou de série, ou un autre élément qui l'identifie, ou sur l'emballage quand la place manque (article 9). Le distributeur doit vérifier qu'il est présent, avec le nom et les coordonnées du fabricant, avant de vendre (article 11). En ligne, l'annonce doit afficher les mêmes informations, ainsi que les avertissements (article 19).

Quand un produit porte un numéro de lot ou de série, mieux vaut l'enregistrer à la réception. C'est ce que demandera un rappel.

Qui l'a acheté, quand c'est important

Le RGSP n'oblige pas une boutique à noter quel consommateur a acheté quoi. Mais lors du rappel d'un produit, les entreprises doivent prévenir directement les consommateurs concernés chaque fois qu'elles le peuvent, avec les données clients dont elles disposent déjà (articles 35 et 36). Savoir quel client a acheté quel lot ou quel numéro de série vous permet d'appeler cinq personnes au lieu d'espérer qu'elles voient une affiche.

Un rappel, étape par étape

Un fournisseur vous écrit : le lot L-2611 d'un savon que vous vendez pourrait être dangereux. Vous devez répondre vite à trois questions :

1. Ce lot nous est-il parvenu ?
2. Combien en reste-t-il, et où ?
3. Qui a acheté des unités de ce lot ?

Sans traces, les réponses sont dans les bons de livraison et les tickets, vérifiés un par un. Avec elles, vous ouvrez le lot et vous voyez : d'où il vient, chaque mouvement et chaque vente.

Pendant ce temps, arrêtez de vendre ce qui est concerné. Si vous pensez qu'un produit que vous vendez est dangereux, vous devez aussi prévenir le fabricant ou l'importateur et les autorités, ce que vous pouvez faire via le Safety Business Gateway de l'UE.

Tenir ces traces sans travail en plus

Pas besoin d'un registre à part. Les informations viennent de ce que vous faites déjà chaque jour, tant que votre outil de stock les garde :

• Enregistrez chaque achat avec son fournisseur. Réceptionner un achat dans Binhop garde le fournisseur, la date et ce qui est arrivé, dans un historique jamais effacé.
• Suivez les lots ou numéros de série seulement là où ils existent. Activez le suivi article par article : lots avec date de péremption pour les cosmétiques, compléments ou piles ; numéros de série ou IMEI pour les téléphones, outils et appareils. Tout le reste fonctionne comme avant.
• Réceptionnez en scannant. Saisissez une fois le numéro et la date du lot, ou scannez les numéros de série l'un après l'autre en ouvrant les cartons.
• Vendez avec le nom du client quand vous l'avez. C'est ce qui vous permet de l'appeler.
• Si vous fabriquez, notez ce qui entre dans chaque produit. Quand un produit est fait de matières qui ont des lots, Binhop garde quels lots de matière sont entrés dans quelle fournée.

Un rappel devient alors une seule recherche : ouvrez le lot ou le numéro de série et voyez d'où il vient et où il est allé. Voir comment fonctionne le suivi des lots et numéros de série.

Liste de contrôle

• Sachez si vous êtes fabricant, importateur ou distributeur pour chaque gamme de produits.
• Gardez chaque achat avec son fournisseur pendant au moins six ans.
• Avant de vendre, vérifiez que les produits portent un numéro de type, de lot ou de série et les coordonnées du fabricant.
• En ligne, affichez dans chaque annonce les coordonnées du fabricant, l'identification du produit et ses avertissements.
• Assurez-vous que chaque produit que vous vendez a une entreprise établie dans l'UE qui en répond (article 16).
• Enregistrez les lots ou numéros de série des produits qui en ont.
• Sachez comment vous retrouveriez qui a acheté un lot rappelé.

Le texte complet est sur EUR-Lex : règlement (UE) 2023/988.